In een transitie naar Agile moet je op zoek naar nieuw houvast. Weg is de zekerheid die uitvoerige business cases en projectplanningen lijken te geven. Vragen als: zijn we on track, blijven we binnen budget, wanneer is het af, etc. helpen niet. Maar wat dan wel?

“Agile biedt een onvoorstelbaar krachtige zekerheid: op elk moment weet je dat alles wat je tot nog toe gedaan hebt het belangrijkste is dat je kon doen.”

Wat betekent dit concreet? In een Agile organisatie wordt met hoge frequentie waarde opgeleverd. Waarde kan de vorm aannemen van werkende producten of diensten, nieuwe inzichten en kennis, etc. Hierdoor weet je veel sneller dan voorheen wat het effect van je keuze is: was de keuze juist en kun je doorgaan? Was de keuze fout en moet je een andere kant op? Dit betekent ook dat de organisatie van je zal vragen te kiezen: welke kant moeten we op? Misschien denk je nu:

“Net wat ik zoek: nog meer keuzes, nog meer stress!”

En daar zit hem de kneep: ja, meer keuzes, maar ook: veel minder stress. De ingebouwde hoge frequentie betekent dat je veel korter op de bal kunt spelen, je bent letterlijk wendbaarder. Je evalueert en stuurt continu, het risico van elke keuze is kleiner dan voorheen, de terugkoppeling op je keuze komt eerder en is veel concreter dan voorheen.

Hoe maak je nu gebruik van deze superkracht? Kies! Niet kiezen is dodelijk. De belangrijkste keuzes die je moet maken zijn:

1.) Prioriteren van je initiatieven

Door prioriteiten te stellen haal je maximaal rendement uit “alles wat je tot nog toe gedaan hebt is het belangrijkste wat je kon doen.”
Als “alles” belangrijk is, geef je controle uit handen:

• Looptijden lopen op, daarmee ook het risico op uitloop of de verkeerde oplossing.
• De organisatie zal overlevingsmechanismes gaan vertonen om met de druk om te gaan: kiezen wat het beste past, in plaats van wat het belangrijkste is, voortgang rooskleuriger voorstellen dan hij is, procesfocus in plaats van resultaatfocus (“feed the beast”), etc.

Voor je het weet ben je weer bij af: alles duurt lang, is risicovol, je voert additionele controles in, deadlines worden gemist, crashacties, tiger teams, frustratie, verlies van motivatie, verloop, etc.

2.) Beperken van het aantal initiatieven

Vaak is dit nog moeilijker dan prioriteren: je hebt een prioriteitsvolgorde, maar waar zet je het mes? Die nieuwe klant is weliswaar klein, maar kan heel veel opleveren. Zeg daar maar eens nee tegen. Bovendien: als je aan te weinig werkt krijg je leegloop, en gooi je geld over de balk.

Het afkappen van de actieve initiatieven is een krachtig middel om focus en snelheid aan je organisatie te geven. Doe je dit niet, dan hoort de organisatie de impliciete boodschap: alles is belangrijk, en ben je weer terug bij af.

3.) Deblokkeren van de organisatie

Vervang traditionele “alles of niets” beslismechanismes door schaalbare, snelle en veilige mechanismes. (Meer hierover in een latere blog). Maak deze mechanismes expliciet en ondersteun de organisatie op alle niveaus om deze beslissingen goed te maken, door:

• Management support bij blokkades. Ook hier: beperk de focus voor management zodat blokkades effectief en snel verholpen zijn.
• Training en scholing van personeel, met speciale aandacht voor leiderschap.
• Investeren in expertise, tools en processen die helpen snel te worden

Ok, ok, maar wat moet ik doen? Mijn organisatie is niet wendbaar.

Een paar handreikingen

• Bedenk wat je stopt voordat je iets nieuws begint!
• Stuur duurzaam op 1 parameter: doorlooptijd van een initiatief – op organisatieniveau, en stop met sturen op kosten, bezettingsgraad en andere zaken die je van je doel afhouden: ze doen meer kwaad dan goed.
• Verminder afhankelijkheden en creëer een omgeving waarin besluiten snel en op het juiste niveau gemaakt kunnen worden

“Never waste a good crisis”

Breng verandering op gang: gebruik je volgende crisis om een taskforce in te richten die zo werkt als je elke dag zou willen werken:

• De taskforce vertegenwoordigt een herkenbare, duurzame waardestroom in je organisatie
• De taskforce werkt als een agile team
  • Multidisciplinair: alle mensen aan boord om de oplossingen te maken zonder anderen
  • Empowered / unblocked: heeft de steun om zelf de blokkades die ze tegenkomen weg te nemen
  • Volgt principes/mechanismes van Agile (hoogfrequent, iteratief, en vooral duurzaam: zorg ervoor dat je na de crisis er beter voor staat en niet alvast de volgende crisis creëert).

Houd de taskforce vervolgens in stand, ook als de crisis voorbij is: het is een succesvol team dat waarde toevoegt aan je organisatie!

* Tekeningen door Josje van Beek.